En comparación con otras posibles opciones, como el aplazamiento o la cancelación, la virtualización ofrece muchas ventajas. Dentro de estas se incluye la difusión, presentación, capacitación y publicación de temas, tópicos o proyectos de investigación sin demora, además del mantenimiento de la periodicidad de la organización de tu evento en el que, por lo general, será a un costo más bajo.
Los eventos virtuales exitosos se organizan de manera diferente a las reuniones en persona; no puedes simplemente tomar la reunión que ibas a hacer en persona y hacer lo mismo de manera virtual. Empieza por pensar detenidamente en lo que tus asistentes quieren obtener de tu evento, ya que esto te ayudará a tomar decisiones sobre qué ofrecer y cómo hacerlo.
Si bien los eventos en persona a menudo funcionan mejor cuando se realizan de manera inmersiva con muchas actividades agrupadas en unos pocos días, los eventos virtuales funcionan mejor con una menor cantidad de horas por día, pero distribuidas en más número de días. Debido a que las personas tienen muchas más distracciones cuando están en casa o en la oficina, esto les permite agregar la conferencia/evento a sus actividades existentes en lugar de abrumarlos. Además, puede llegar a ser un beneficio para los asistentes que viven en diferentes zonas horarias y también puede reducir los conflictos creados por las múltiples sesiones que se llevan de manera simultánea. De igual manera puedes optar por que las presentaciones se realicen en sesiones virtuales en vivo, pregrabadas y/o accesibles sobre demanda en la plataforma de la conferencia, o una combinación de todas las mencionadas.
Los expositores y patrocinadores son una parte fundamental de muchos eventos, pero una sala de exhibición virtual no es su única opción para la participación de expositores y patrocinadores. Las empresas pueden conectarse con los asistentes a través de: presentaciones en vivo acerca de la oferta de productos/servicios/novedades; demostraciones de productos/tecnología/servicios y/o casos de éxito; branding en las diferentes interfases; presencia en el contenido técnico de la parte audiovisual de las diferentes salas; comunicación directa vía aplicativos, chats internos con los visitantes y asignación de citas; entre otros.
Definitivamente es importante generar interacción entre los usuarios. Hay muchas maneras diferentes de hacerlo: nube de palabras, preguntas y respuestas abiertas, preguntas y respuestas de selección múltiple, event chat en línea, foros de discusión y salas de reuniones virtuales, realización de exámenes cuando se requiera, encuestas de satisfacción y social wall, entre otros. Mantener el programa en movimiento con oportunidades para comentarios y participación fuera de línea ayuda mucho con la fatiga y la capacidad de atención de la audiencia.
VIRTUAL EVENTS es una plataforma desarrollada para adaptarse a las necesidades de sus eventos o conferencias.
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